Chyba najbardziej znany dowcip o wysyłaniu e-maili to:

Pewna para w średnim wieku z północnej części USA, zatęskniła w środku mroźnej zimy do ciepła i zdecydowała się pojechać na dół, na Florydę i zamieszkać w hotelu, w którym spędziła noc poślubną 20 lat wcześniej.

Mąż miał dłuższy urlop i pojechał o dzień wcześniej. Po zameldowaniu się w recepcji odkrył, że w pokoju jest komputer i postanowił wysłać maila do żony. Niestety omylił się o jedną literę.

Mail znalazł się w ten sposób w Houston u wdowy po pastorze, która wróciła właśnie do domu z pogrzebu męża i chciała sprawdzić, czy w poczcie elektronicznej są jakieś kondolencje od rodziny i przyjaciół.

Jej syn znalazł ją zemdloną przed komputerem i przeczytał na ekranie:

Do: Moja Ukochana Żona
Temat: Jestem już na miejscu.
Wiem, że jesteś zdziwiona otrzymaniem wiadomości ode mnie. Teraz mają tu komputery i wolno wysłać maila do najbliższych. Właśnie zameldowałem się. Wszystko jest przygotowane na twoje przybycie jutro. Cieszę się na spotkanie. Mam nadzieję, że twoja podróż będzie równie bezproblemowa, jak moja.

Ściskam i całuję
Twój mąż

PS: Tu na dole jest naprawdę gorąco.

E-maile – problemy, problemy, problemy

Ostatnio zastanawialiśmy się, jak rozpoczynać e-maile. Dziś pora pomyśleć, jak dobrze rozpoczęty e-mail zakończyć. Zapytałam Was o to na Facebooku:

konczenie_maili

Tym razem “wygrał” Michał swoim ironicznym poczuciem humoru, choć “Sauron z Tobą” naprawdę przypadł mi do gustu. Niemniej Pani Anna wskazała bardzo racjonalne rozwiązanie – i bardzo słuszne zarazem: w zależności od tego, do kogo piszemy e-mail, zastosujemy odpowiednią wobec adresata formę pożegnalną.

E-mail oficjalny

Jak zakończyć taki oficjalny e-mail? Internet pokazuje, że mamy co najmniej wątpliwości:

Już w poprzednim wpisie (a także w wielu innych) wspominałam Wam o polszczyźnie oficjalnej i swobodnej. Jeżeli piszecie e-mail do wykładowcy, profesora, szefa i każdej innej osoby, która w hierarchii społecznej stoi wyżej od Was albo najzwyczajniej w świecie chcecie/musicie być grzeczni w języku, najwłaściwszą formą zakończenia e-maili jest “Z poważaniem” albo “Z wyrazami szacunku“.

Nie martwcie się tym, że brzmi to “napuszenie” albo koturnowo (przy okazji – znacie wyraz ‘koturnowość’? Oznacza on przesadną podniosłość i pompatyczność wypowiedzi, także gestów; patos i zadęcie – czyli to, czego pewnie chcielibyście w swoich e-mailach uniknąć 🙂 ). Nie brzmi. Przynajmniej nie w e-mailach oficjalnych.

Poza tym oficjalny e-mail zaczęliśmy powitaniem “Szanowny Panie/ Szanowna Pani” ew. “Szanowni Państwo” – “pozdrawiam” należy do bardziej swobodnego stylu wypowiedzi, zwyczajnie nie pasuje do sytuacji oficjalnej – tak jak jedzenie popcornu w teatrze – po prostu nie.

zakonczenie_maili.jpg

Interpunkcja – pułapka na koniec e-maila

Kiedy już przyswoicie sobie, jak zacząć i jak zakończyć Waszą wiadomość elektroniczną, siądziecie wygodnie w fotelu z palcem zawieszonym na przyciskiem “wyślij”, wtedy dopadnie Was ostatni duch e-mailowego horroru – interpunkcja.

poprzednich wpisów już wiecie, że interpunkcja to wiedza tajemna. Myślę, że wielu z nas naprawdę gubi się w meandrach przecinkowego labiryntu. Całkiem sprawnie napisany e-mail, może roić się od błędów interpunkcyjnych:

Mamy tu bardzo ładne rozpoczęcie – co prawda nieco familiarne (‘familiarny’ – poufały, zażyły, bezceremonialny), bo z imieniem adresata, ale możemy założyć, że nie jest to pierwszy e-mail wymieniany przez tę dwójkę osób, więc wszystko się zgadza (zresztą forma “Szanowny Panie Filipie” jest i tak grzeczniejsza niż “Panie Filipie”); mamy też pięknie zakończenie – żadnego “pozdrawiam” czy jeszcze gorszego “pzdr” – co więc nie gra?

Nie grają przecinki. Nie grają one w treści e-maila i nie grają w jego zakończeniu. Zachęcam do odnalezienia/poprawienia znaków przestankowych w treści tego maila – piszcie komentarze. Ja tymczasem chciałam się pochylić nad niepotrzebnym przecinkiem po formule “Z poważaniem”.

niepotrzebny przecinek

Tak, tak – dobrze widzicie – przecinek po formule pożegnalnej nie jest potrzebny. Warto przenieść własne dane (imię i nazwisko) do następnej linijki tekstu, jednak oddzielanie tych elementów e-maila przecinkiem jest błędem.

Powiem Wam szczerze, że ja rozumiem doskonale potrzebę postawienia tego przecinka. “Z poważaniem [przerwa] Jan Kowalski” – aż chce się tam wcisnąć jakiś znaczek. Jednakowoż wciskanie przecinka albo innego znaku przestankowego nie jest praktyką słuszną.

To nigdy nie mogę pozdrawiać w e-mailach?

Oczywiście, że mogę. Mogę pozdrawiać moją koleżankę, mamę, siostrę i inne bliskie, znane mi osoby. Pamiętajcie, żeby nie pozdrawiać w e-mailach oficjalnych – bo to brzmi mniej więcej jak “to cześć”, “dzięki za przeczytanie” albo “buziaki i do następnego”.

Nie dajcie się też złapać w pułapkę: “skoro zacząłem od Witam, to mogę zakończyć Pozdrawiam” – w myśl zasady: “zacząłem nieoficjalnie, to i skończę w podobnym tonie”. Otóż nie 🙂 Po pierwsze: od “Witam” nie zaczynamy e-maili (patrz poprzedni wpis), po drugie: formuła z “Pozdrawiam (serdecznie czy ciepło)” nie pasuje do e-maili profesjonalnych, oficjalnych.

Należy też unikać wersalików (czyli dużych liter) – netykieta (czyli etykieta w sieci) poucza, że taki zapis wyraża krzyk i jest co najmniej niegrzeczny.

Wiem również, że e-maile wysyłane przez firmy, sieci, korporacje mają w zamyśle przybierać mniej sztywny format, bardziej hm… spersonalizowany. Taka pewnie polityka firmy. Nie wiem, czy Wam się podoba taki sposób komunikacji – mnie średnio – ale coś innego zwróciło moją uwagę, spójrzcie:

Pamiętajcie, żeby zawsze, ale naprawdę zawsze, pisać dużą literą adresata Waszego e-maila. Słowo “klient” pisane małą literą w mailu handlowym wygląda jak “jan kowalski”. Oczywiście, że w komunikacji internetowej uchodzi więcej – piszemy sobie na różnych komunikatorach małą literą i bez polskich znaków – ale czymś innym jest wiadomość na fejsie kierowana do kumpla i czymś innym jest e-mail zawodowy/oficjalny.

konczenie_maili_plansz.jpg

Tzw. cold maile

Być może większość z Was nawet nie słyszała o tym zjawisku – mnie ono zaskoczyło, ale mnie zaskakuje prawie wszystko – nawet to, że nie wyszliśmy z grupy na mundialu. Cold maile to nowy trend marketingu mający na celu pozyskanie klientów (zresztą na tym chyba marketing jako taki polega). Sporo o tym zjawisku można poczytać w Internecie (np. tutaj), a być może nawet już dostaliście taki e-mail.

Skoro taki cold mail trzeba napisać, to większość nadawców zastanawia się nad tym, w jaki sposób stworzyć treść skuteczną – co w marketingowym świecie oznacza jedno: jak “złapać” klienta; mniej osób poświęca swoją uwagę poprawności zapisu. Pomysłów i strategii na cold mail jest bardzo wiele (w podanym przeze mnie odnośniku możecie sobie poczytać o kilku), ale moim ulubionym jest poniższy przykład:

konczenie_maili3

Ostatecznie cold oznacza ‘zimny’, a jak zimny – to świeży 🙂

Pamiętajcie jednak, że PS piszemy bez kropek.

Czyli co? Dalej z połkniętym kijem?

Mam nadzieję, że udało mi się Was choć odrobinę przekonać, że w e-mailach zwłaszcza oficjalnych warto stosować formy grzeczne. Powodów do takiego zachowania jest wiele: poza przyblakłym już nieco dziś “bo tak po prostu należy”, warto zwrócić uwagę na fakt, że najczęściej piszemy e-maile oficjalne, gdy próbujemy coś uzyskać: odpowiedź na ważne dla nas pytanie, pozwolenie na coś (np. niespodziewany urlop) czy wreszcie chcemy pozyskać nowego klienta. Warto więc zadbać, aby odbiorca naszej wiadomości poczuł się komfortowo i nas, powiedzmy, polubił albo przynajmniej nam sprzyjał już na początku takiej internetowej znajomości. Chcemy przecież wywrzeć dobre wrażenie – chociażby po to, aby uzyskać to, na czym nam zależy.

Nie poszlibyście do swojego szefa z prośbą o wcześniejsze wyjście z pracy w brudnym ubraniu i w tłustych włosach, prawda? Tak samo jak dbacie o swój wygląd w pracy, w szkole i w innych sytuacjach oficjalnych – tak samo zadbajcie o swoje e-maile. W świcie online to one są Waszą wizytówką – jako Wam rzecze stara polonistka, nauczycielka i lektorka 🙂